Déclaration de respect de la vie privée à l’égard des Données Personnelles des étudiants

Le responsable du traitement des données transmises est : 
EPFC ASBL, dont le siège est sis 19 avenue de l’Astronomie à 1210 Bruxelles
Nom du représentant : Serge BRESSERS
Coordonnées de contact du délégué à la protection des données (DPO) : dpo@felsi.eu

Votre inscription dans notre établissement nous amène à traiter, afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées à l’occasion de votre cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (e-learning…) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens comme, par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous.

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. 
Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l'effacement...

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par notre personnel. Il est sensibilisé à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise ainsi qu’à la sécurité de ces données. 

La protection de votre vie privée est d’une importance capitale.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En vous inscrivant dans notre établissement, en accédant et en utilisant la plateforme de l’école ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

  • soit sur base de votre consentement,
  • soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de notre mission d’enseignement,
  • soit en vertu d'une obligation légale,
  • soit le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique,
  • soit le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Les données personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure : 

  • Identification générale et informations de contact
    Coordonnées de l’étudiant : nom, adresse, e-mail et téléphone, genre, date et lieu de naissance, nationalité, parcours éducationnel et formation, composition de famille, dossiers scolaires, photos …  
  • Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
    Numéro de passeport ou d’identité, registre national ...
  • Information financières
    Numéro de compte de bancaire et autres informations financières (attestation CPAS, Actiris, VDAB, Mutuelle, etc.)
  • Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
    Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités de manière générale, d'excursions, d’activités culturelles dans le cadre des cours ou toute autre participation dans une organisation scolaire, assurance(s) que vous auriez souscrite(s), souscription aux services offerts par l’établissement scolaire. 

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

  • Gestion administrative : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Fédération Wallonie-Bruxelles, communiquer certaines données personnelles de nos étudiants à celle-ci. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.
  • Gestion pédagogique et missions de l’enseignement : la gestion de votre cursus nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et, par exemple, les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base à savoir nom, prénom et coordonnées de contact. 

Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter pour traiter avec vous les différents aspects de votre cursus (courrier, facture, etc.)

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et est strictement limité au bon suivi de votre cursus (utilisation de la plateforme sécurisée de l’établissement, lieu de stages, etc.)

Dans ce même souci, vos coordonnées peuvent être transmises à Promofor,  service Social avec lequel nous travaillons.
Nous conservons en outre vos données dans le cadre de nos associations d’anciens.

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.
La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous sommes amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

L’école est amenée à réaliser divers projets dans le cadre du projet d’établissement et du projet pédagogique de l’établissement. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par quelques photos. Celles-ci seront visibles dans le journal interne de l’école et, parfois, sur les comptes de réseaux sociaux. Il paraît important de souligner que notre établissement est particulièrement attentif au respect de la personne et s’engage, dans ce cadre, à faire signer à chacun une décharge.

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet. Par exemple  :

  • Droit d’accès aux données,
  • droit de rectification des données,
  • droit à la suppression des données,
  • droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte du fait que le responsable du traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise au début de cette page dans lequel vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité. 

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que vous êtes scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à votre scolarité sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales.

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous nous avez transmises pourrait avoir été compromise), vous êtes prié de nous en avertir immédiatement. 
Quand notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services est sélectionné attentivement et doit utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées. 

Dernière mise à jour : 27 août 2018